Mail aziendale: a cosa serve e qual è la sua importanza

Al giorno d'oggi, le aziende che vogliono essere competitive sul mercato non possono non essere presenti in maniera efficace sul web, a prescindere dal settore in cui operano. Oltre al sito, adeguatamente posizionato su Google e con tutte le informazioni sull'attività è necessario, per restituire all'esterno un'immagine di attenzione al dettaglio e autorevolezza, avere anche un'email aziendale.

A scanso di equivoci, quando si parla di e-mail per le imprese è importante precisare che le funzioni e i campi di utilizzo della PEC – per cui rimandiamo all'articolo di approfondimento presente sul sito ufficiale di Lettera Senza Busta, noto provider del settore – sono completamente diversi da quelli propri di una e-mail aziendale.

Dopo questa doverosa premessa, possiamo vedere assieme di cosa si parla quando si chiama in causa la mail aziendale.

Mail aziendale: cos'è?

Quando pensiamo a un indirizzo mail, oggi come oggi la prima alternativa che viene in mente è l'indirizzo gmail. Se, nel caso della singola persona, può andare più che bene, lo stesso non si può certo dire delle aziende o dei professionisti. In questi frangenti, infatti, è opportuno lavorare sull'immagine che si trasmette all'esterno.

Nel 2023, i dettagli della presenza digitale sono il biglietto da visita, esattamente come la vetrina di un negozio, che deve essere curata senza lasciare nulla al caso.

Con la mail aziendale, si ha la possibilità di creare un indirizzo di posta elettronica con il medesimo dominio del sito aziendale. Così facendo, si mette in primo piano un livello di professionalità che non può che giovare nei rapporti con i clienti già acquisiti e con il target che si ha intenzione di intercettare con i propri prodotti e/o servizi.

La mail aziendale giova anche alla brand awareness. Si tratta, infatti, di una traccia in più sul web dove è presente il nome dell'azienda o del professionista.

Gli altri vantaggi della mail aziendale

I vantaggi di una mail aziendale - la sua creazione è alla portata di tutti e richiede pochi minuti - sono anche di natura pratica. I provider, al giorno d'oggi, consentono infatti di crearne diversi, in modo da smistare la posta elettronica a seconda delle sue peculiarità. Si può creare, per esempio, una mail per le richieste di preventivo, una per l'amministrazione, una per le candidature lavorative.

Si tratta di uno schema che consente, sia all'azienda sia al professionista, di operare quotidianamente senza mettere in secondo piano ordine e organizzazione e minimizzando il rischio di perdersi messaggi importanti.

La mail aziendale, inoltre, può essere personalizzata anche dal punto di vista della grandezza. Si può scegliere, per esempio, di puntare su una maggior capacità per l'indirizzo destinato all'amministrazione, comparto che, di frequente, riceve messaggi caratterizzati da allegati pesanti.

Non c'è che dire: sono diversi i vantaggi da considerare quando si parla della mail aziendale. Oltre a quelli appena menzionati, è il caso di citare anche la possibilità, sempre più frequente, di usufruire di plus nel momento in cui si sottoscrive un determinato pacchetto.

Ci sono provider che, per esempio, a chi attiva una mail aziendale offrono anche dei tool destinati alla gestione delle task lavorative e degli appuntamenti in calendario, sempre in ottica di ottimizzazione dei processi organizzativi.

Da non dimenticare è altresì la possibilità, anch'essa molto frequente, di apprezzare integrazioni con suite dei principali sistemi operativi. In questo modo, diventa decisamente più agevole procedere alla modifica di diverse tipologie di documenti, da quelli testuali fino ai fogli di calcolo e alle presentazioni.

Un doveroso cenno va dedicato pure allo spazio sul cloud, oggi indispensabile vista anche la diffusione dei team che lavorano assieme in remoto e che hanno, di conseguenza, bisogno di un punto di riferimento per il materiale professionale.

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